Oleh: Wahyuningtyas Dwi Saputri, S.H.
Salah satu dampak perkembangan teknologi informasi memberikan dampak pada setiap bidang kehidupan manusia. Hal yang terlihat saat ini adalah munculnya penggunaan virtual office dalam menjalankan suatu bisnis. Virtual office ini menjadi alternatif dalam menjalankan bisnis karena kemudahan untuk memperoleh kantor secara fleksibel.
Ada beberapa alasan memilih virtual office sebagai pengganti kantor salah satunya adalah hemat biaya membangun kantor.
Virtual office sendiri yang digunakan pada umumnya untuk meminjam alamat kantor virtual office dan dapat digunakan sebagai alamat kantor tetap sesuai dengan persetujuan yang ada. Penggunaan dan pelaksanaan virtual office secara tidak langsung diatur pada regulasi yang ada di Indonesia. Meskipun memang belum diatur tersendiri dalam regulasi di Indonesia.
Regulasi yang ada berupa Kitab Hukum Undang-Undang Perdata, Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (ITE), dan Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1999 Tentang Perlindungan Konsumen.
Tidak dipungkiri bahwa penggunaan virtual office yang erat kaitannya dengan berhubungan konsumen atau bisa juga sebagai pelaku usaha. Dalam hal ini konsumen yang memiliki bisnis rintisan dapat menggunakan jasa sewa virtual office. Karena mamang dalam virtual office ini memang dianggap lebih murah.
Penggunaan virtual office terikat satu sama lain dengan perjanjian sewa-menyewa. Serta waktu penyewaan virtual office dalam jangka waktu tertentu.
Meskipun begitu, dalam undang-undang pun belum mengatur secara jelas yang berkaitan langsung tentang virtual office ini. Hanya saja tertuang secara terkait dalam regulasi yang ada saat ini. Regulasi yang terikat ini diharapkan untuk mampu memberikan perlindungan baik secara administratif dan teknis dalam sewa virtual office.
Seperti halnya terlihat pada perjanjian sewa-menyewa yang diatur dalam KUHPerdata, dan ketentuan perjanjian lainnya pada peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Oleh karena itu, sebagai konsumen maupun pelaku usaha perlu untuk bisa memilih virtual office yang tidak hanya menawarkan fasilitas sesuai yang dibutuhkan. Tetapi juga sesuai dengan pelindungan hukumnya.
Baca juga: Kenali Perpajakan Atas Jasa Sewa Kantor Virtual di Indonesia.
Bagi para konsumen atau pelaku usaha sebelum memutuskan dan melakukan perjanjian sewa dengan pihak penyedia jasa virtual office hal yang sangat adalah adanya diperhatikan secara detail perjanjiannya. Karena hal ini akan berdampak pada hak dan kewajiban yang melekat pada setiap pihaknya.
Adapun beberapa cara yang dapat diperhatikan dalam menggunakan jasa penyedia virtual office. Beberapa cara ini diharapkan dapat memberikan pelindungan dan keamanan bagi setiap konsumen atau pelaku usaha. Sehingga dapat menghindarkan kejadian yang merugikan, diantaranya adalah sebagai berikut:
1. Pilih Virtual Office Yang Aman
Dalam proses penyewaan virtual office pada umumnya dilakukan pada website. Para konsumen yang menginginkan virtual office dapat mencari dalam internet. Virtual office yang ditawarkan ini dapat menjangkau bagi masyarakat luas.
Namun hal yang perlu diingat adalah bahwa harus berhati-hati dalam memilih virtual office. Hal tersebut dilakukan untuk menghindari tindak penipuan dan kejahatan lainnya.
Disini konsumen atau pelaku usaha perlu memastikan tentang dimana pusat operasional virtual office tersebut digunakan. Biasanya untuk melakukan pengecekan alamat dilakukan melalui google maps.
Selain itu juga diperhatikan seperti fasilitas yang dilakukan, cara pemesanan yang akan dilakukan, ataupun perijinan dan legalitas dari penyedia jasa virtual office tersebut.
Jika dirasa mencurigakan dan tidak menyakinkan, lebih baik dapat mencari referensi lain pada penyedia jasa virtual office lainnya.
2. Kenali Sistem Perjanjian Sewa Virtual Office
Penggunaan virtual office pada umumnya menggunakan sistem perjanjian sewa. Dalam perjanjian sewa ini perlu berhati-hati. Untuk itu sangat perlu memperhatikan isi setiap pasalnya dalam perjanjian.
Karena suatu perjanjian yang telah ditandatangani artinya dimana kedua belah pihak secara legalitas dan fisiknya telah setuju atas kesepakatan yang ada.
Sebaiknya, dibaca dengan teliti setiap pasal yang dimuat dalam perjanjian sewa tersebut. Suatu perjanjian yang dapat memperoleh kesepakatan adalah perjanjian yang tidak memberatkan salah satu pihak saja. Sehingga kesepakatan ini adalah sangat penting dalam syarat perjanjian.
Jika di dalam perjanjian tersebut terdapat klausa yang kurang jelas dapat ditanyakan atau berdiskusi langsung dengan pihak penyedia jasa virtual office.
Dalam perjanjian sewa-menyewa ini menimbulkan kewajiban bagi setiap pihaknya. Adapun kewajiban bagi kedua pihak tersebut, diantaranya adalah:
Kewajiban Bagi Penyedia Jasa Sewa Virtual Office
- Memberikan izin adanya penggunaan alamat kantor untuk digunakan bagi penyedia jasa virtual office;
- Memberikan pelayanan fasilitas kepada penyewa jasa virtual office yang sesuai dengan kesepakatan antara para pihaknya.
Kewajiban Bagi Penyewa Jasa Virtual Office
- Menggunakan peruntukan virtual office sesuai dengan perjanjian sewa yang disepakati;
- Membayarkan biaya sewa sesuai dengan waktu dan cara pembayaran yang telah disepakati oleh pihak tersebut.
Baca juga: Tips Pendirian Perusahaan Dengan Virtual Office.
3. Simpan Bukti Setiap Bukti Transaksi Virtual Office
Sebaiknya dalam melakukan pemesanan virtual office biasanya dilengkapi dengan bukti transaksi. Bukti transaksi tersebut dapat berupa cek hasil pemesanan, pembayaran, atau bahkan perpanjangan dari penggunaan virtual office.
Suatu bukti transaksi ini dapat dijadikan sebagai alat bukti yang sah jika sewaktu-waktu terkena permasalahan hukum. Seperti yang diatur dalam UU ITE, bahwa Pasal 5 ayat 1 UU ITE menjelaskan bahwa “Informasi elektronik dan/atau dokumen elektronik dan/atau hasil cetaknya merupakan alat bukti hukum yang sah.”
Itulah ulasan singkat tentang “Kenali Pelindungan Hukum Bagi Pengguna Virtual Office”. Jangan lupa juga untuk selalu update artikel menarik lainnya di blog Selaras Law Firm. Jika sobat Selaras Law Firm memerlukan konsultasi mengenai pemilihan virtual office bisa hubungi kami. Selaras Law Firm menyediakan fasilitas konsultasi hukum dan bisnis terlengkap, kunjungi sekarang juga!
Sumber:
Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (ITE).
Maulana Fachriko, dkk. 2017. Perlindungan Hukum Bagi Konsumen Dalam Penyedia Jasa Sewa Virtual Office. Diponegoro Law Journal, Vol 6 No. 2. Hal 2-20.
Sumber Gambar:
pexels.com
Editor: Siti Faridah, S.H.
